Prozessmanagement

24. November 2009

11.30 – 13.00 Uhr - London I - Forum Nr. 02-01-24

Öffentliche Leistungsnetzwerke – PPP neu definiert!

Komplexität bewältigen, Flexibilität steigern, Serviceorientierung ausbauen: Public-Public-Kooperationen als Lösung!
Interkommunale Kooperationen im IT-Bereich: Gestaltungsmöglichkeiten trotz Gesetzgebung von Bund und EU?

Referenten:
Christine Siegfried, Projektleiterin E-Government, Vitako
Susanne Hanebuth, Dataport

Moderation:
Christine Siegfried, Projektleiterin E-Government, Vitako

„Machen soll es der, der es am besten kann!“ Der Einsatz von IT, die zeitliche und räumliche Unabhängigkeit und die Trennung von Front- und Backoffices machen neue, arbeitsteilige Formen der Leistungsgestaltung der öffentlichen Verwaltung und damit letztlich die Neugestaltung von öffentlichen Leistungsnetzwerken möglich.
Warum sollen Bürger nicht bei einer beliebigen Verwaltung ihr Anliegen vorbringen und ihr Antrag wird beim nächsten freien Sachbearbeiter irgendwo in der Republik bearbeitet? Und warum sollten Kommunen nicht ihr Know-How bündeln und arbeitsteilig Prozesse abwickeln?
Erste Ansätze dazu gibt es bereits, aber noch sind verwaltungs- und sektorenübergreifende Leistungsnetzwerke kaum sichtbar. Manchmal sind sie aufgrund rechtlicher Hürden auch nur schwer zu bewerkstelligen.
In diesem Forum werden public-public Kooperationen vorgestellt und aufgezeigt, welche Gestaltungsmöglichkeiten für interkommunale Kooperationen bestehen.

15.30 – 17.00 Uhr - New York II - Forum Nr. 02-02-24

Change Management – die Begleitung von Veränderungsprojekten in der öffentlichen Verwaltung im nationalen und europäischen Kontext

Referenten:
Karola Geiß-Netthöfel, Regierungsvizepräsidentin der Bezirksregierung Arnsberg
Martina Becker-Nowack, Fachbereichsleiterin Führungsfortbildung und Reformbegleitung, Fortbildungsakademie des Innenministeriums NRW
Prof. Dr. Marga Pröhl, Director-General, European Institute of Public Administration (EIPA), Honorarprofessorin DHV Speyer
Hans-Jörg Schäper, Leiter des Referats Haushalt, Organisation und Controlling im Bundeskanzleramt
Sabine Eckart, Referentin, BMI

Moderation:
Pia Karger, Referatsleiterin Verwaltungsmodernisierung/-organisation, BMI

Die öffentlichen Verwaltungen stehen vor tief greifenden Veränderungen, etwa durch die Alterung der Gesellschaft und damit auch der Belegschaft im öffentlichen Dienst oder durch die rasante technologische Entwicklung. Restrukturierungsmaßnahmen und Veränderungsprojekte sind bereits heute an der Tagesordnung. Sie können nur dann erfolgreich sein, wenn es gelingt, alle Beteiligten zu gewinnen und zu einer aktive Teilnahme am Veränderungsprozess zu motivieren.
Wie gelingt es in der Praxis, einen nachhaltigen Erfolg von Veränderungsprozessen zu erreichen? Gibt es hierfür praktische Beispiele aus dem nationalen und europäischen Kontext? Welche Methoden und Werkzeuge kommen zum Einsatz? Welche Rolle spielen die Führungskräfte, und welche Unterstützung benötigen sie?
Dieses Forum bietet die Möglichkeit, anhand konkreter Praxisbeispiele und unter Berücksich-tigung der methodischen Grundlagen hauseigene Probleme der Teilnehmerinnen und Teil-nehmer zu durchleuchten und Lösungen kennen zu lernen.

13.30 – 14.15 Uhr - London I - Forum Nr. 02-03-24

Xdomea 2.0 – XÖV – Austausch für Schriftgut in der öffentlichen Verwaltung

Bedeutung von xdomea für die öffentliche Verwaltung
Referenten: Jürgen Häfner, Ministerialdirektor, Landes-CIO Rheinland-Pfalz, Leiter der Zentralstelle IT-Management, Multimedia, eGovernment und Verwaltungsmodernisierung
xdomea 2.0 – wieder ein Standard, den keiner nutzt?? Einige Fallbeispiele
Referenten: Nicol Feske, Leiter Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung Sachsen, Sächsisches Staatsministerium des Innern
xdomea 2.0 – mehr als nur ein XÖV-Projekt
Referenten: Lars Lämmerhirt, Leiter AG xdomea, Bundesstelle für Informationstechnik

Moderation:
Alexander Schaeff,Chefredakteur move –moderne verwaltung

25. November 2009

11.30 – 13.00 Uhr - London I - Forum Nr. 02-03-25

Kommunales Prozessmanagement – organisatorische Grundlagen und Perspektiven

Bericht aus dem Projekt „KDV Modellierungsstandard“ und der Studie „Effizientes E-Government“
Referent: Michael Hokkeler, Referent, KGSt
Praxisbericht: Von der GPO mit priMA zum Prozessmanagement
Referentin: Christine Gebler, Stadt Mannheim

Moderation:
Dr. Birgit Pickenäcker, Referentin, KGSt
Mit Werkstattbericht zum KGSt-Berichtsprojekt „Kommunales Prozessmanagement“

Prozessmanagement beschreibt die auf Dauer angelegte Prozessorientierung einer Organisation und institutionalisierte Steuerung von Prozessen. Prozesse in der Kommunalverwaltung sind dabei ausgesprochen vielfältig, sowohl was ihre Zahl als auch ihre Kunden, Auslöser, Arbeitsabläufe und Ergebnisse angeht. Deshalb benötigt ein kommunales Prozessmanagement neben einem Ordnungsrahmen zur Systematisierung und Klassifizierung auch strategische Heran-gehensweisen bei der Priorisierung von Kernprozessen. Darüber hinaus ist ein einheitliches, leicht verständliches "Handwerkszeug" zur Prozessaufnahme und Modellierung notwendig, das die Kommunikation und Organisationsarbeit zwischen Organisation, IT und Fachabteilungen unterstützt. Im Rahmen eines Werkstattberichts zum KGSt Berichtsprojekt wird darüber hinaus ein Prozessreifegradmodell für Kommunen vorgestellt, das zur Selbstbewertung genutzt werden kann.

Die Veranstaltung verbindet diese theoretische Überlegungen zum Prozessmanagement mit einem Praxisbeispiel. Seit 1995 praktiziert die Stadtverwaltung Mannheim Prozessoptimierung mit dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Das Konzept von „priMA – Prozessverbesserung in Mannheim“ setzt eine prozessorientierte Sicht auf Aufgaben und Strukturen um mit dem Fokus, das Ergebnis kundenorientiert und in bestmöglicher Qualität zu erarbeiten. Mit der Zeit entwickelte sich priMA immer mehr zu einem Instrument mit erweitertem Methodenkoffer, das Führungskräfte und Mitarbeiter generell nutzen, Lösungen und Verbesserungen in der Zusammenarbeit, in Abläufen und für Einrichtungen zu erarbeiten. Für eine wirkungsvolle Veränderung von Gegebenheiten und Ergebnissen in einem Bereich muss das ganze System an Prozessen und Strukturen analysiert und in Abhängigkeit von einander optimiert werden. Der Beitrag stellt ein Beispiel vor, wie eine Abteilung in einem umfangreicheren Projekt mit Prozessmanagement umstrukturiert wurde.

14.00 – 15.30 Uhr - London I - Forum Nr. 02-04-25

Von der Aktenregistratur zum Dateienmanagement. Verwaltungserfahrungen bei der Umstellung

Referenten:
Dr. Beate Dorfey, Abteilungsleiterin Staatliches Schriftgut, Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz, Koblenz
Rolf Kauer, Referatsleiter IuK-Technik, Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau des Landes Rheinland-Pfalz, Mainz
Dr. Ralf Guntermann, Landesarchiv NRW, Fachbereich Grundsätze, Münster

Moderation:
Prof. Dr. Stefan Fisch, Rektor DHV Speyer

Die rasante Entwicklung der Informationstechnologien bringt immer mehr Dateien auf die Computer und fegt den sprichwörtlichen Aktenstaub aus den Registraturen - und die herkömmlichen Akten gleich mit. Das führt zu einem Medienbruch, dessen Bewältigung eine organisatorische Herausforderung ersten Ranges darstellt.
Das Forum will auftretende Probleme sortieren und Erfahrungsberichte aus der Praxis zur Diskussion stellen. Es geht um interne Beratungsangebote aus den durchaus auch zukunftszugewandten Archivverwaltungen. Dann soll ein Umstellungsprozess in einer großen Behörde von der Zielsetzung über die wesentlichen Etappen bis zu einer rückblickenden Bewertung der Prozesse und Ergebnisse vorgestellt werden. Schließlich soll aus breiter Kenntnis der Behördenpraxis untersucht werden, weshalb Prinzipien elektronischer Geschäftsabwicklung und einzelfallbezogene tatsächliche Lösungen auseinander laufen und wie weit das berechtigt sein kann.